La importancia de establecer límites claros en el alcance de un proyecto
Hace un año aproximadamente el gerente de una empresa de gasóleos estaba entusiasmado con su nuevo proyecto: la creación de un sistema de control para distribuir combustible. La directora del proyecto, Ana, sabía que el éxito del proyecto dependía de la definición clara del alcance. Ella recordaba una vez en la que había fracasado un proyecto anterior debido a la falta de un alcance bien definido, y no quería que eso volviera a suceder.
Por lo tanto, Ana decidió establecer límites claros en el alcance del proyecto desde el principio. Reunió al equipo y les explicó que el alcance definía los límites del proyecto, es decir, lo que estaba incluido y lo que no lo estaba. Les recordó que el proyecto tenía un tiempo, recursos y presupuesto limitados, y que era importante asegurarse de que no incluyeran requisitos que excedieran estos límites.
El equipo comenzó a trabajar en la definición del alcance, y Ana les pidió que identificaran los requisitos esenciales para el éxito del proyecto. A medida que discutían los requisitos, se dieron cuenta de que muchos de ellos no eran esenciales y podían ser eliminados. La directora les recordó que la gestión del alcance pasaba por acotarlo, y que esto significaba eliminar los requisitos que no eran absolutamente necesarios.
El equipo se dio cuenta de que establecer límites claros no solo era importante para el éxito del proyecto, sino que también generaba una buena imagen de la empresa. Ana les explicó que, al establecer límites claros, se evitaba la inclusión de añadidos o mejoras no pactadas, solo para impresionar al cliente. Además, evitaba interpretaciones ambiguas que podían acabar incorporando los "podríamos" del cliente y generando excesos de tiempo, trabajo y recursos que no se cobrarían.
Ana estaba contenta con la definición del alcance que el equipo había creado. Habían establecido límites claros y habían eliminado los requisitos innecesarios. También habían aclarado todas aquellas cuestiones que podían suscitar duda, incluso aplicando el sentido común.
Ahora sabían que establecer límites claros no estaba mal visto ni sería un problema, al contrario, generaría una buena imagen, seguridad y confianza con el cliente.
El proyecto avanzó sin problemas y se completó dentro del tiempo y presupuesto establecidos. El cliente estaba satisfecho con el resultado. Ana estaba orgullosa de su equipo y sabía que habían aprendido una lección importante: establecer límites claros en el alcance es fundamental para el éxito de cualquier proyecto.
Docente: Clara Isabel Vega Caballero