Escuela de Negocios FEDA

Cinco metodologías que aplico con directivos del MBA y que cambian la forma de entender la productividad

Hay un dato que suelto al principio de la sesión y que siempre para el aula: cada interrupción —un WhatsApp, una notificación, un compañero que "solo es un momento"— cuesta 23 minutos de recuperación. No de trabajo perdido. De recuperación. De volver al nivel de concentración anterior.

23 minutos. Si recibes 20 interrupciones al día, haz el cálculo.

Llevo años formando a directivos en productividad y la queja que escucho es siempre la misma: trabajo más horas que nunca y aun así siento que no avanzo. Lo que suele pasar, cuando miramos de cerca cómo está organizado ese tiempo, es que el problema no son las horas. Son los agujeros.

Antes de hablar de herramientas: el diagnóstico que nadie hace

Empiezo cada sesión con un ejercicio que parece demasiado simple para ser útil: lista todo lo que hiciste ayer, estima cuánto tiempo le dedicaste a cada cosa y clasifícalo. Importante, urgente, rutinario o directamente improductivo.

Los resultados incomodan. La mayoría de los participantes descubre que ha pasado más del 40% del día en cosas que no generan valor real. No porque sean malos profesionales —son personas muy capaces— sino porque nadie les había pedido nunca que lo miraran con ese nivel de detalle.

Aquí entra la Ley de Pareto: el 80% de tus resultados los genera el 20% de tus actividades. Identificar ese 20% y protegerlo es, en mi experiencia, el cambio más inmediato que se puede hacer. La Ley de Parkinson añade otra capa: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible. Si tienes la tarde libre para un informe, usarás la tarde. Si tienes una hora, lo harás en una hora. No es disciplina. Es cómo funciona el cerebro cuando no hay restricciones.

La Matriz Eisenhower, o por qué lo importante nunca quema

Una vez tienes el diagnóstico necesitas un criterio para priorizar. La Matriz Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgente/importante, no urgente/importante, urgente/no importante, y el resto.

El cuadrante que más me interesa no es el de urgente e importante —ahí todos saben moverse porque el fuego obliga—. Es el Q2: tareas importantes que no queman. Estrategia, formación, relaciones clave, planificación. Las cosas que todos sabemos que importan y que aplazamos exactamente porque no queman.

Los directivos que funcionan bien invierten la mayor parte de su tiempo en Q2. Los que van apagando fuegos viven en Q1. La diferencia, a menudo, no es cuestión de talento. Es que unos tienen un sistema para proteger ese tiempo y otros no.

Pomodoro y Time Blocking: no todo el tiempo vale lo mismo

Volvamos a los 23 minutos. Si cada interrupción cuesta media hora de concentración, la respuesta práctica es proteger bloques donde no puedes ser interrumpido. Esto es la esencia de la Técnica Pomodoro: 25 minutos de foco total, sin excepciones, seguidos de un descanso corto. Para trabajo profundo prefiero bloques más largos, de 50 o 90 minutos. Lo que cambia no es el tiempo sino la decisión de hacer una sola cosa.

El Time Blocking va un paso más allá y estructura el día entero en bloques por tipo de tarea: trabajo profundo por la mañana, reuniones agrupadas en una franja fija, correo solo dos veces al día. El calendario deja de ser un registro de compromisos de otros y pasa a ser un plan tuyo.

Esto no es un truco de gurús de Silicon Valley. Es la consecuencia lógica de saber que el tiempo fragmentado produce trabajo mediocre. Reuniones de un directivo agrupadas dos días a la semana, trabajo estratégico blindado por las mañanas. Cuando lo ves aplicado en sesiones de coaching, el cambio en la calidad del output es muy visible.

GTD: tu cerebro no es un disco duro

David Allen lleva décadas insistiendo en algo que sigue sin calar del todo: el cerebro no sirve para almacenar tareas pendientes, sirve para pensar. Cuando usas la cabeza como lista de cosas por hacer, gastas energía cognitiva en recordar en lugar de en resolver.

El sistema GTD propone capturar todo en un sistema externo de confianza —una app, un cuaderno, da igual— y procesarlo con una pregunta: ¿esto requiere acción? Si sí, ¿cuál es el siguiente paso concreto? Si tarda menos de dos minutos: hazlo ahora. No lo apuntes, no lo planifiques. Hazlo.

Suena sencillo. La parte difícil es la revisión semanal: dedicar tiempo cada semana a actualizar el sistema. Sin eso, el sistema colapsa en dos semanas. Con eso, la sensación de control sobre el trabajo cambia bastante.

IA: cómo dejar de usarla como buscador de lujo

El bloque de inteligencia artificial es el que más sorprende en el MBA. No porque la IA sea nueva, sino porque casi todo el mundo la usa por debajo de sus posibilidades. Búsquedas, alguna pregunta rápida. Poco más.

La diferencia entre usar la IA como buscador y usarla como herramienta de trabajo está en el prompt. Hay un abismo entre escribir "escríbeme un email" y escribir algo así: "actúa como director de cuentas senior, necesito un email para un cliente molesto por un retraso en entrega, tono profesional pero directo, que reconozca el problema y proponga una solución concreta, máximo 150 palabras". El primer prompt da algo genérico que reescribirás entero. El segundo da algo usable.

Redacción de informes, resumen de documentos largos, preparación de reuniones, análisis de opciones. No exagero cuando digo que bien usado ahorra muchas horas semanales. La cifra exacta depende del rol y del tipo de trabajo, pero en perfiles directivos con mucha carga de redacción y gestión de información, el impacto es muy tangible.

Herramientas como Notion, Asana o Zapier completan el cuadro. Zapier en particular me parece subestimado: conecta aplicaciones y automatiza flujos repetitivos sin código. Clasificar emails, crear tareas a partir de un formulario, enviar recordatorios automáticos. Procesos que hoy alguien hace a mano y que llevan cinco minutos configurar una sola vez.

Cómo acaba siempre la sesión

Al terminar el MBA pido a cada participante que elija dos cosas, no diez. Una técnica que pondrá en marcha esta semana. Una herramienta que descargará antes de dormir. Dos.

El error más habitual no es elegir mal. Es querer aplicar todo a la vez y no aplicar nada. Treinta minutos al día con un sistema sencillo y consistente genera más que cinco horas de actividad caótica. Eso sí, hay que darle tiempo: los cambios de hábito toman alrededor de 66 días según la investigación disponible. No 21, como sigue circulando por ahí.

Una última cosa que siempre añado al final: ninguno de estos sistemas funciona igual para todo el mundo porque no todos somos productivos a las mismas horas. Tu cronotipo —si eres persona de mañana o de tarde— determina en qué franja debes hacer el trabajo más exigente. Agendar el deep work en tu peor hora porque "es cuando tengo el hueco" es uno de los errores más comunes que veo.

Las herramientas están todas disponibles, la mayoría gratuitas. Lo que marca la diferencia es decidir usarlas.

 

Docente: Juan Ignacio Gómez. Profesor docente MBA FEDA
Consultor en Transformación Digital e IA para PYMEs